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HSE Management

HSE, das im Alltag und im Audit trägt

Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, Prüfungen und Meldungen laufen in einem System, das die Nachweise mitschreibt. Kein Excel, kein Aktenordner, keine Sucherei vor der Berufsgenossenschaft.

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HSE-Cockpit · Kalenderwoche 32 Live
Unterweisungen
96%
↑ vollständig
GBU aktuell
142
↑ 4 diese Woche
Prüfungen
3
! offen
Meldungen
7
2 Beinahe-U.
Aktive Vorgänge
Beinaheunfall · Presse Halle A
M-244
BA-089 · Freigabe ausstehend
3 Tage
Unterweisung Gefahrstoffe · Halle C
12 von 14
GBU Lackiererei überarbeitet
Erledigt
Fristen
DGUV V3 2 T
Sifa-Termin 8 T
Feuerlöscher 32 T
Neu · Mobil Halle A
Beinaheunfall Presse 3
Gemeldet vor 12 Min. · Foto und Standort erfasst.
Aus dem Alltag

Drei typische Situationen im HSE-Alltag und warum sie bei verteilten Ablagen entstehen.

HSE-Manager im deutschen Mittelstand arbeiten oft allein, mit Systemen, die nicht zueinander passen. Was daraus im Alltag entsteht, ist immer wieder dasselbe.

01
Der Auditor fragt nach einem Nachweis, und ich suche in drei Systemen.

GBU im Excel, Betriebsanweisungen im SharePoint, Unterweisungsnachweise im E-Mail-Ordner. Alles ist irgendwo, aber niemand sieht das Ganze.

Folge: zwei Wochen Auditvorbereitung statt zwei Tagen.
02
Ich hake Unterweisungen einzeln nach, weil ich sonst keinen Überblick habe.

Wer war da, wer hat unterschrieben, wer ist noch offen. Die Liste bleibt bei mir, bis ich sie manuell aktualisiere. Eine Fehlerquelle unter vielen.

Folge: Nachweise fehlen, wenn sie gebraucht werden.
03
Wir haben etwas geändert, und die Halle weiß es noch nicht.

Eine überarbeitete Betriebsanweisung liegt freigegeben im System. Ob sie tatsächlich vor Ort angekommen ist, weiß ich erst beim nächsten Rundgang.

Folge: Zwischen Änderung und Praxis entsteht eine Lücke.
Was das HSE-Modul abdeckt

Sieben Bereiche in einem Ablauf von der Prävention bis zum Nachweis.

HSE ist kein einzelnes Thema, sondern eine Kette von Prozessen. Gneis verbindet sie so, dass jeder Schritt den nächsten vorbereitet und die Nachweise nebenbei entstehen.

Prävention
Gefährdungsbeurteilung
Nach STOP-Prinzip, mit Vorschlägen aus vergleichbaren Beurteilungen.
Betriebsanweisungen
Aus GBU und Sicherheitsdatenblättern generiert, versioniert, freigegeben.
Unterweisungen
Rollenbezogen zugewiesen, mit Nachweis, Fristen und Erinnerungen.
Prüfungen
Wiederkehrende Prüfungen mit Fristenkalender und automatischen Erinnerungen.
Ergänzt durch drei übergreifende Bereiche, die sich mit jedem der oberen Prozesse verbinden.
Reaktion und Querschnitt
Meldungen
Unfälle, Beinaheunfälle und Beobachtungen mobil erfassen, mit Foto und Standort.
Gefahrstoffe
Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern und Kennzeichnung.
Cockpit und Auswertung
Aktuelle Kennzahlen mit Filtern nach Standort, Bereich und Zeitraum.
Alle sieben Bereiche verknüpfen sich automatisch. Eine Änderung an der GBU löst die Unterweisung aus, ein Vorfall aktualisiert die GBU. Der Kreis schließt sich, ohne dass Sie ihn manuell zusammensuchen müssen.
So läuft es in der Praxis

Zwei Szenarien aus der Praxis Prävention und Reaktion, vollständig dokumentiert.

Zwei Alltagssituationen zeigen, wie das HSE-Modul arbeitet. Das erste zeigt die Prävention, das zweite die Reaktion auf ein Ereignis. In beiden entstehen die Nachweise im Ablauf.

Anna Weber beginnt am Montag als Maschinenbedienerin.
Sie ist neu, hat ihre Personalakte in HR, ist der Halle B zugeteilt und arbeitet ab dem ersten Tag an der Fräse. So läuft ihr HSE-Prozess.
SCHRITT 01
Rolle aus HR übernommen
Person Neu
NameAnna Weber BereichHalle B, Fräse
Über die HR-Schnittstelle wird das Profil automatisch angelegt und der Rolle „Maschinenbedienung" zugeordnet.
SCHRITT 02
Unterweisungsplan generiert
Zugewiesen Auto
5 Unterweisungen aus GBU der Rolle abgeleitet.
Aus der GBU „Fräse Halle B" leitet das System die fünf relevanten Unterweisungen ab und plant sie in ihre erste Woche ein.
SCHRITT 03
Betriebsanweisungen bereitgestellt
Dokumente 3 BA
BA-034 · BA-089 · BA-112
Sie erhält die drei Betriebsanweisungen, die für ihre Rolle gelten, digital in ihrem persönlichen Cockpit.
SCHRITT 04
Unterweisung durchgeführt
Status 5 von 5
Mit digitaler Bestätigung, dokumentiert.
Die Unterweisung erfolgt in Präsenz oder digital, jeder Punkt wird per Bestätigung abgezeichnet und automatisch protokolliert.
SCHRITT 05
Nachweis auditbereit
Anna Weber Bereit
Nächste Auffrischung: in 12 Monaten.
Der vollständige Einarbeitungsnachweis liegt vor. Die nächste Auffrischung wird automatisch geplant.
Ergebnis: Anna ist ab dem ersten Tag vollständig unterwiesen, und die Nachweise liegen im System vor.
14:32 Uhr. Ein Beinaheunfall an der Presse in Halle A.
Ein Mitarbeiter meldet, dass eine Kollegin fast in die noch geöffnete Presse gegriffen hätte. Kein Verletzter, aber der Vorfall muss aufgenommen und bewertet werden.
SCHRITT 01
Meldung per QR-Code
14:32 · Mobil Neu
OrtHalle A, Presse 3 TypBeinaheunfall
Der Mitarbeiter scannt den QR-Code an der Anlage, meldet den Vorfall mit Foto und Standort direkt vom Smartphone.
SCHRITT 02
Automatische Verknüpfung
Verknüpft Auto
GBU „Presse Halle A" · 2 ähnliche Fälle.
Die Meldung wird automatisch mit der GBU der Anlage und mit ähnlichen Vorfällen aus der Historie verknüpft.
SCHRITT 03
Bewertung und Maßnahme
Maßnahme M-244
Zwei-Hand-Auslösung nachrüsten. Frist 14 Tage.
Der HSE-Manager bewertet den Vorfall, ordnet eine konkrete Maßnahme mit Frist und Verantwortlichem zu.
SCHRITT 04
Betriebsanweisung angepasst
BA-089 v4 freigeg.
Alle 14 Mitarbeiter automatisch informiert.
Die Betriebsanweisung wird angepasst und freigegeben. Alle betroffenen Mitarbeiter erhalten sie automatisch.
SCHRITT 05
Wirksamkeit geprüft
Nach 4 Wochen Wirksam
Vorgang mit vollständigem Prüfpfad abgeschlossen.
Nach vier Wochen erinnert das System an die Wirksamkeitsprüfung. Nach der Bestätigung ist der Vorgang abgeschlossen.
Ergebnis: Aus einem Beinaheunfall wurde eine dokumentierte Verbesserung. Der Nachweis steht für das Audit bereit.
Die Bausteine im Detail

Was die einzelnen Bereiche umfassen kompakt im Überblick.

Sieben Bereiche mit klarer Zuständigkeit. Jeder bringt seine eigenen Funktionen mit, alle greifen ineinander. Hier die wichtigsten Elemente pro Bereich.

Gefährdungsbeurteilung

Systematische Beurteilung nach STOP-Prinzip, mit Vorschlägen aus vergleichbaren Fällen.

  • STOP-Systematik
  • Versionierung und Freigabe
  • Verknüpfung zu Betriebsanweisung
Betriebsanweisungen

Aus GBU und Sicherheitsdatenblättern generiert, versioniert, an die Halle verteilt.

  • Vorlagen und Bausteine
  • Digitaler Freigabeprozess
  • Aushang und Zugriff mobil
Unterweisungen

Rollen- und tätigkeitsbezogen zugewiesen, mit Nachweis und Erinnerungslogik.

  • Automatische Zuteilung
  • Digitale Bestätigung
  • Fristenkalender
Prüfungen

Wiederkehrende Prüfungen mit Fristenkalender und automatischen Erinnerungen.

  • DGUV V3 und mehr
  • Prüfnachweise digital
  • Mängel als Maßnahme
Meldungen

Unfälle und Beinaheunfälle mobil erfassen, mit Foto, Standort und Vorgeschichte.

  • QR-Code je Anlage
  • Automatische Verknüpfung
Gefahrstoffe

Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern und aktueller Kennzeichnung.

  • SDB-Import automatisch
  • Standortbezogen
  • Kennzeichnung nach GHS
Cockpit und Auswertung

Aktuelle Kennzahlen mit Filtern nach Standort, Bereich und Zeitraum.

  • Rollenbasierte Sicht
  • Exportierbare Berichte
  • Managementbewertung
ELVI unterstützt in allen Bereichen.

Die KI-Assistenz unterstützt in allen sieben Bereichen, mit Quellenbindung, wo möglich, und ohne autonome Entscheidungen.

Wie ELVI in HSE unterstützt
Rechtlicher Rahmen

Was das HSE-Modul abdeckt. Im rechtlichen Sinn.

Arbeitsschutz ist kein Optionalthema. Die HSE-Modul ist auf die zentralen deutschen und internationalen Regelwerke abgestimmt, die jeder Betrieb einhalten muss.

8
Regelwerke unterstützt, von Gesetz über Verordnung bis zur internationalen Managementsystem-Norm.
ArbSchG
Arbeitsschutzgesetz. Verpflichtet Arbeitgeber zu systematischer Beurteilung und Verbesserung des Arbeitsschutzes.
Gesetz
ArbStättV
Arbeitsstättenverordnung. Regelt Anforderungen an Räume, Arbeitsplätze, Lüftung, Beleuchtung und sanitäre Einrichtungen.
Verordnung
BetrSichV
Betriebssicherheitsverordnung. Sicherheit bei der Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsmitteln, mit Prüfpflichten für überwachungsbedürftige Anlagen.
Verordnung
GefStoffV
Gefahrstoffverordnung. Schutz von Beschäftigten und anderen Personen vor Gefahrstoffen, inklusive Kennzeichnung und Substitutionsprüfung.
Verordnung
ASiG
Arbeitssicherheitsgesetz. Regelt die Bestellung von Betriebsärzten, Sicherheitsfachkräften und ihre Aufgaben.
Gesetz
DGUV V1 · V3
Unfallverhütungsvorschriften. Grundsätze der Prävention und Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel.
Vorschrift
TRBS-Reihe
Technische Regeln für Betriebssicherheit. Konkretisieren die BetrSichV, darunter TRBS 1115-1 für Aufzugsanlagen.
Regel
ISO 45001
Managementsystem Arbeitsschutz. Internationaler Standard für ein systematisches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement, auditierbar und zertifizierbar.
Norm
Rechtsverweise sind keine Rechtsberatung. Die konkrete Anwendung im Einzelfall besprechen Sie am besten mit Ihrer Sifa, Ihrem Betriebsarzt und der zuständigen Berufsgenossenschaft. Wir bilden die Anforderungen im System ab.
Nächster Schritt

Direkt mit Gneis starten

Wählen Sie die benötigten Fachpakete, registrieren Sie Ihr Unternehmen und starten Sie direkt. Wenn Sie Ihr Team strukturiert einführen möchten, können Sie ergänzend ein Training buchen.

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Fragen zum HSE Management

Können wir unsere bestehenden Gefährdungsbeurteilungen aus Excel importieren?

Ja. Excel-basierte GBUs sind einer der häufigsten Ausgangspunkte. Wir übernehmen Ihre bestehenden Listen mit Tätigkeiten, Gefährdungen und Maßnahmen strukturiert in das HSE-Modul. Auch Betriebsanweisungen aus Word oder PDF, Unterweisungsnachweise aus SharePoint und Gefahrstoffverzeichnisse aus Ihrer Datenbank lassen sich in einem Migrationsprojekt überführen. Der typische Umstellungsaufwand liegt bei vier bis acht Wochen, abhängig vom Umfang.

Ja. Gneis ist standortfähig gebaut. Jeder Standort hat seine eigenen Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Prüfungen und Mitarbeiter, aber Sie sehen im Cockpit die Gesamtsituation über alle Standorte. Standortübergreifende Vorlagen können zentral gepflegt und pro Standort angepasst werden. Auslandsstandorte in EU-Ländern sind ebenfalls möglich, allerdings mit dem jeweiligen Landesrecht als eigene Regelbasis.

Über die Integrationsschnittstellen verbinden Sie Gneis mit Ihrem HR-System, um Mitarbeiterprofile und Rollen automatisch zu übernehmen. Anmeldungen laufen über SSO mit OpenID Connect oder Microsoft Entra ID. Bei bestehendem ISMS oder QM-System teilen sich die Managementsysteme gemeinsame Stammdaten, sodass ein Vorfall im Arbeitsschutz nicht separat in der Informationssicherheit erfasst werden muss.

Ja. Der typische Gneis-Nutzer im Mittelstand ist ein einzelner HSE-Verantwortlicher, oft mit anderen Aufgaben nebenbei. Gneis ist so gebaut, dass Routineaufgaben wie Unterweisungserinnerungen, Prüffristen und Freigabeworkflows automatisch laufen und der Nutzer den Fokus auf die inhaltliche Arbeit legen kann. ELVI unterstützt zusätzlich bei zeitraubenden Aufgaben wie dem Entwurf von Betriebsanweisungen.

Ja. Für externe Sifas, Sicherheitsingenieure und Beratungsfirmen bieten wir ein eigenes Modell mit strikter Datentrennung zwischen den Kundenmandanten. Sie verwalten mehrere Kunden über einen Zugang, jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten. Sprechen Sie uns dazu direkt an, wir haben für dieses Modell eigene Konditionen.

Die HSE-Modul verarbeitet personenbezogene Daten wie Unterweisungsnachweise, Meldungen und Zuordnungen zu Rollen. Der Betriebsrat hat bei der Einführung einer HSE-Software Mitbestimmungsrechte, insbesondere wenn Leistungs- oder Verhaltensdaten erfasst werden. Wir stellen dafür Unterlagen zur Verfügung, mit denen Sie den Betriebsrat fundiert einbinden können: technische Beschreibung, AVV nach Art. 28 DSGVO und eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung.