Richtlinien, Anweisungen und Nachweise erstellen, freigeben und aktuell halten – im Managementsystem.

Gneis ersetzt Word, SharePoint und E-Mail als Arbeitsumgebung für gelenkte Dokumente. Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Betriebsanweisungen und Nachweise entstehen direkt in Gneis und durchlaufen dort Prüfung, Freigabe und Versionierung. Jeder sieht nur die freigegebene, aktuelle Fassung.

Vertrauen

Entwickelt und betrieben von der BLUVIT GmbH. IT-Sicherheits-Spezialist für den deutschen Mittelstand aus Lohfelden bei Kassel.

ISO/IEC 27001 zertifiziert

BLUVIT GmbH · TÜV Rheinland

Hosting in Deutschland

IONOS Cloud · deutsche Rechenzentren

Microsoft Entra ID und SSO

OIDC · Entra SCIM 2.0

DSGVO mit AVV

Art. 28 DSGVO · TOMs dokumentiert

Wer Dokumente per E-Mail freigibt, verliert die Kontrolle über Versionen.

Herkömmliche Programme

Wie es heute meist läuft

Mit Gneis

Wie es in Gneis funktioniert

Dokumente werden in Word geschrieben und als PDF auf SharePoint oder einem Netzlaufwerk abgelegt.

Dokumente entstehen direkt im Gneis-Editor und verlassen das System nie als unkontrollierte Datei.

Freigaben laufen per E-Mail, oft mit Anhang und ohne nachvollziehbaren Zeitstempel.

Freigaben durchlaufen einen definierten Workflow mit Prüfer, Freigeber und Zeitstempel im System.

Es gibt mehrere Versionen einer Datei: final.pdf, final_v2.pdf, final_v2_GF-freigabe.pdf.

Es gibt genau eine freigegebene Version. Frühere Versionen sind archiviert und abrufbar, aber nicht in Umlauf.

Mitarbeitende wissen nicht, ob die Version am Drucker noch gilt.

Jeder sieht ausschließlich die aktuell freigegebene Fassung. Ältere Versionen sind gesperrt.

Wenn ein Dokument aktualisiert wird, erfährt es kaum jemand.

Änderungen werden an betroffene Personen kommuniziert. Ein Lesebestätigungsprozess ist möglich.

Beim Audit muss mühsam zusammengesucht werden, was gilt.

Alle freigegebenen Dokumente mit Versionsnummer, Freigabedatum und Normreferenz stehen auditfähig bereit.

Was mit einem Dokument passiert, von Anfang bis Ende

Ein gelenktes Dokument hat mehr Lebensstationen als seinen Inhalt. Gneis bildet alle davon ab, ohne dass zusätzliche Tools, E-Mail-Anhänge oder Ordnerstrukturen erforderlich sind.

Schritt 1

Entwurf im Browser schreiben

Sie öffnen ein neues Dokument, wählen einen Typ (Richtlinie, Verfahrensanweisung, Betriebsanweisung, Formular oder andere) und schreiben den Inhalt direkt im integrierten Editor. Vorlagen für Managementsysteme stehen bereit. Das Dokument wird automatisch gespeichert.

NEUES DOKUMENT

Name

Freigabe BA

Norm

ISO 45001 · 7.5

Schritt 2

Prüfer zuweisen und Anmerkungen einarbeiten

Sie weisen einen oder mehrere Fachprüfer zu. Diese erhalten eine Aufgabe, können Kommentare hinterlegen und den Entwurf freigeben oder zur Überarbeitung zurückgeben. Der gesamte Abstimmungsprozess findet im System statt.

PRÜFSTATUS

Prüfer: M. Hoffmann

Freigeben | Zurückgeben

Schritt 3

Digitale Freigabe durch berechtigte Person

Nach bestandener Fachprüfung wird das Dokument zur Freigabe vorgelegt. Die freigebende Person bestätigt im System. Mit der Freigabe wird eine neue Hauptversion angelegt.

FREIGABE-WORKFLOW

Heute, 10:34 Uhr · v1.0 angelegt

Schritt 4

Aktuelle Version steht allen bereit

Das freigegebene Dokument ist für die zugewiesenen Rollen und Standorte sichtbar. Mitarbeitende sehen nur diese eine gültige Fassung. Eine Lesebestätigung kann eingefordert werden.

VERÖFFENTLICHT

Status

Freigegeben – v1.0

Nächste Prüfung

31.12.2025

Empfänger

34 Personen · 3 Rollen

Lesebestätigung

12 / 18 bestätigt

Schritt 5

Automatische Erinnerung vor Ablauf

28 Tage vor dem festgelegten Review-Datum erhält der Dokumentverantwortliche eine Aufgabe. So bleibt kein Dokument unbemerkt veraltet.

AUFGABE

Schritt 6

Neue Version erstellen, alte bleibt archiviert

Änderungen werden als neue Nebenversion oder nach Freigabe als neue Hauptversion angelegt. Die frühere Version bleibt archiviert und ist mit Datum und Freigabe nachvollziehbar abrufbar.

VERSIONSHISTORIE

Version

Datum

Status-Chip

v2.0

01.03.2025

Aktuell

v1.1

14.09.2024

Archiviert

v1.0

02.01.2024

Archiviert

Schritt 7

Dokument wird zurückgezogen

Wenn ein Dokument nicht mehr gilt, wird es außer Kraft gesetzt. Es verschwindet aus dem aktiven Bestand, bleibt aber im Archiv mit vollständiger Versionshistorie erhalten.

DOKUMENTSTATUS

Dokument

BA-Lagersicherheit

Status

Außer Kraft

Seit

15.04.2025

Archiv

v1.0 – v2.1 einsehbar

Was Gneis für gelenkte Dokumente bietet

Gneis unterscheidet zwischen zwei Arten von Dokumenten: selbst erstellten und extern hinzugefügten. Beide werden als gelenkte Dokumente behandelt und durchlaufen denselben Freigabe- und Versionierungsprozess.

Kernfunktion

B I U H1 H2 ☰ ▦

Dokumente direkt im Browser erstellen und bearbeiten

Struktur, Tabellen und Formatierung direkt im Managementsystem – ohne externe Software. Dokumente verlassen das System nicht als unkontrollierte Datei.

Freigabe

Mehrstufiger Freigabeworkflow

Erstellung, Fachprüfung und Freigabe in getrennten Rollen. Kein Schritt wird übersprungen.

Vorlagen

Vorlagen für Managementsysteme

Vorlagen für Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Politiken und Formulare.

Import

Externe Dokumente einbinden

Externe Dokumente (PDF, DOCX, Scan) ablegen und als gelenkte Dokumente führen. Die OCR-Erkennung liest die Datei aus und schlägt Stammdatenwerte vor.

Versionierung

Versionierung und Änderungsverlauf

Nebenversion bei Änderung, Hauptversion bei Freigabe. Alle Versionen bleiben archiviert.

v1 v2 v3 aktiv

Zugriff

Nur eine gültige Version

Mitarbeitende sehen ausschließlich die aktuelle, freigegebene Fassung.

Erinnerung

Erinnerung vor der Überprüfung

28 Tage vor dem Überprüfungstermin erhält der Verantwortliche automatisch eine Aufgabe.

Export

Export als DOCX und PDF

Freigegebene Versionen als DOCX oder PDF herunterladen – für Auditoren, Partner oder den Aushang.

DOC

↓

PDF

↓

Wer damit arbeitet und in welchen Situationen

Verfahrensanweisung nach Prozessänderung aktualisieren

Nach einer Änderung im Beschaffungsprozess muss die zugehörige Verfahrensanweisung angepasst werden.

Mit Gneis

Das Dokument wird in Gneis geöffnet und eine neue Entwurfsversion erstellt.

Die Anpassungen werden im Editor vorgenommen und ein Prüfer zugewiesen.

Nach Fachprüfung und Freigabe ist die neue Version sofort für alle sichtbar.

Die vorherige Fassung wird automatisch archiviert und bleibt mit Freigabedatum abrufbar.

Mitarbeitende sehen beim nächsten Öffnen automatisch die gültige Version.

Neue Betriebsanweisung für einen Gefahrstoff erstellen

Ein neuer Gefahrstoff wird eingeführt. Die Betriebsanweisung muss erstellt, freigegeben und bekannt gemacht werden.

Mit Gneis

Die Betriebsanweisung wird mit der Gefahrstoff-Vorlage angelegt.

Normreferenz (GefStoffV) und verantwortliche Rolle werden zugeordnet.

Nach Freigabe wird das Dokument den betroffenen Mitarbeitenden und Standorten zugewiesen.

Betroffene Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme digital.

Das Dokument erscheint in der zugehörigen Gefährdungsbeurteilung als verknüpftes Dokument.

Jährliche Überarbeitung der Informationssicherheitsrichtlinie

Die Richtlinie muss gemäß ISO/IEC 27001 jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.

Mit Gneis

28 Tage vor Ablauf der Überprüfungsfrist erscheint automatisch eine Aufgabe beim ISB.

Das Dokument wird geöffnet, inhaltlich geprüft und bei Bedarf überarbeitet.

Die Geschäftsführung gibt die aktualisierte Version direkt im System frei.

Die freigegebene Fassung ist sofort für alle ISMS-relevanten Mitarbeitenden sichtbar.

Die vollständige Versionshistorie mit allen Freigaben ist jederzeit abrufbar.

Auditvorbereitung ohne Sucharbeit

Ein externes Audit steht an. Der Auditor erwartet einen aktuellen Dokumentenüberblick mit Freigabedaten und Normreferenzen.

Mit Gneis

Alle Dokumente mit Version, Freigabedatum, Eigentümer und Normreferenz auf einen Blick.

Freigegebene Dokumente werden als PDF für den Auditor exportiert.

Jedes Dokument zeigt die vollständige Änderungs- und Freigabehistorie.

Kein Zusammensuchen aus Ordnern, E-Mail-Verläufen oder SharePoint-Versionen.

Dokumente entstehen im Zusammenhang mit Prozessen, Risiken und Maßnahmen.

In Gneis ist ein Dokument nicht nur eine Datei. Es ist mit den Prozessen, Rechtsanforderungen und Maßnahmen verbunden, für die es gilt. Das reduziert den Aufwand bei Änderungen und erhöht die Nachvollziehbarkeit im Audit.

Dokumente sind direkt am Prozessschritt hinterlegt

Wenn ein Prozess in Gneis modelliert ist, lassen sich die zugehörigen Verfahrensanweisungen direkt am jeweiligen Schritt hinterlegen. Wer den Prozess öffnet, sieht die aktuell gültige Dokumentfassung.

Mehr zur Prozessmodellierung

Rechtsänderungen lösen direkt eine Dokumentenüberprüfung aus.

Wenn im Rechtsregister eine Rechtsänderung als relevant bewertet wird, kann das betroffene Dokument direkt geöffnet und angepasst werden. Der Handlungsbedarf bleibt sichtbar, bis die neue Version freigegeben ist.

Mehr zum Rechtsregister

Maßnahmen und Feststellungen können Dokumente auslösen.

Wenn eine Maßnahme aus einem Audit oder einer Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass ein Dokument überarbeitet werden muss, lässt sich diese Aufgabe direkt im Maßnahmenmanagement hinterlegen und verfolgen.

Mehr zum Compliance-Kreislauf

ELVI unterstützt beim Formulieren von Dokumenteninhalten.

ELVI kann Formulierungsvorschläge für Richtlinien, Anweisungen und andere Dokumente machen. ELVI ist darauf ausgelegt, diese Vorschläge auf freigegebene Dokumente Ihrer Organisation zu stützen. Jeder Vorschlag ist ein Entwurf, der durch berechtigte Personen geprüft und freigegeben wird.

Mehr zu ELVI

Dokumente gehören ins Managementsystem

Gneis verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Compliance-Kreislauf in einem geschlossenen System. Testen Sie Gneis 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.

Keine Kreditkarte erforderlich.

Hosting in Deutschland.

BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.