Externe Partner in Compliance-Prozesse einbinden, ohne interne Systeme zu öffnen.

Das Gneis Serviceportal ermöglicht es, Fremdfirmen, Lieferanten, Auditoren und weitere externe Beteiligte gezielt in definierte Vorgänge einzubinden. Externe sehen ausschließlich das, was für sie bestimmt ist. Alle Schritte, von der Einladung bis zum Nachweis, sind im System dokumentiert und auditfähig.

Compliance endet nicht an der Unternehmensgrenze, deshalb braucht auch die Zusammenarbeit mit Externen klare Abläufe.

Situation im Alltag

Herkömmliche Programme

Wie es heute meist läuft

Mit Gneis

Wie es in Gneis funktioniert

Aspekt 1

Nachweis anfordern

E-Mail mit Bitte um Dokument, oft mehrfach nachgefragt, ohne Frist im System.

Ein Vorgang wird angelegt, die externe Person per Link eingeladen. Die Frist ist sichtbar und läuft.

Aspekt 2

Unterlagen empfangen

Dateianhang per E-Mail, unklar welche Version gilt und wer wann was geschickt hat.

Die externe Person lädt die Unterlage direkt in den Vorgang hoch. Zeitstempel und Version sind dokumentiert.

Aspekt 3

Intern prüfen

E-Mail weiterleiten, Antwort abwarten, kein gemeinsamer Prüfstatus.

Prüfer im System zugewiesen. Kommentar und Entscheidung sind am Vorgang hinterlegt.

Aspekt 4

Rückfragen klären

Erneute E-Mail, ggf. mit CC-Empfängern. Keine klare Zuordnung im Verlauf.

Rückfrage direkt im Vorgang. Die externe Person wird benachrichtigt und antwortet im Portal.

Aspekt 5

Nachweis dokumentieren

Im besten Fall eine Zeile in einer Excel-Liste abgehakt.

Vorgang wird abgeschlossen. Nachweis ist im System hinterlegt und für das Audit abrufbar.

Aspekt 6

Interne Inhalte schützen

SharePoint-Ordner mit unklaren Zugriffsrechten. Externe sehen manchmal zu viel.

Externe sehen ausschließlich den eigenen Vorgang. Interne Kommentare und Dokumente bleiben geschützt.

Funktionsumfang

Was das Serviceportal konkret ermöglicht.

ZUGANGSSCHUTZ

Externe sehen ausschließlich ihren Vorgang.

Eingeladene externe Personen sehen weder andere Vorgänge noch interne Bereiche. Der Zugang ist vorgangsbezogen und explizit freigegeben. Interne Kommentare, Dokumente und Fachinformationen bleiben vollständig geschützt.

SICHTBARKEIT Nur Vorgang #V-2026-041

INTERNE DATEN Gesperrt

ZUGANG Aktiv bis 30.09.2026

EINLADUNG

Einladung direkt aus Gneis versenden.

Die Einladung wird aus dem laufenden Vorgang heraus versendet. Die externe Person erhält einen zugangsgesicherten Link und benötigt keinen vollständigen Systemzugang.

UPLOAD

Unterlagen direkt in den Vorgang hochladen.

Externe laden Nachweise, Zertifikate und Dokumente direkt in den Vorgang hoch. Zeitstempel, Dateiname und einreichende Person werden automatisch dokumentiert.

KOMMUNIKATION

Rückfragen direkt im Vorgang.

Bei unvollständigen Unterlagen wird die Rückfrage direkt im Vorgang gestellt. Die externe Person wird benachrichtigt und ergänzt ohne erneute Einladung.

FREIGABE

Prüfung und Freigabe durch interne Person.

Die zuständige interne Person prüft die eingereichte Unterlage, hinterlegt Kommentare und schließt den Vorgang mit Freigabe oder Ablehnung ab.

AUDIT-TRAIL

Prüfpfad aller Vorgänge.

Jeder Schritt wird mit Zeitstempel, beteiligter Person und Aktion protokolliert. Der vollständige Verlauf ist jederzeit einsehbar und auditfähig.

FRISTEN

Fristen für externe Vorgänge definieren.

Für jeden Vorgang wird eine Frist hinterlegt. Offene Vorgänge ohne Reaktion der externen Person bleiben sichtbar und lassen sich eskalieren.

ARCHIV

Nachweise dauerhaft im System gespeichert.

Abgeschlossene Vorgänge und eingereichte Unterlagen werden im System gespeichert und stehen für Audits, Managementbewertungen und Folgeprozesse zur Verfügung.

Vorgänge gesamt

Abgeschlossen

Offen

Dokumente

214

Externe Beteiligte

Ø Bearbeitungszeit

4,2 Tage

Von der Anfrage bis zum Nachweis

Was mit einem externen Vorgang in Gneis passiert.

Im Serviceportal läuft die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten nach einem definierten Ablauf. Jeder Schritt wird dokumentiert, jede Entscheidung ist nachvollziehbar.

Schritt 1

Bedarf intern erkennen und erfassen

Im Rahmen eines Compliance-Vorgangs wird festgestellt, dass ein Nachweis von externer Stelle benötigt wird, etwa ein Zertifikat, eine Unterweisung oder eine Betriebserlaubnis.

Neuer Bedarf Erfasst

Typ Zertifikat

Bezug Lieferant Müller GmbH

Frist 30.09.2026

Schritt 2

Einladung direkt aus Gneis versenden

Der Vorgang wird im Serviceportal angelegt. Die externe Person erhält eine Einladung mit zugangsgesichertem Link, ohne Registrierung mit vollem Systemzugang.

Einladung Versendet

An k.weber@mueller.de

Zugang Token-Link

Zugang endet 30.09.2026

Schritt 3

Externe Person sieht nur diesen Vorgang

Nach Annahme der Einladung sieht die externe Person ausschließlich den freigegebenen Vorgang: Anforderung, Frist und erwartete Unterlage. Interne Bereiche sind nicht sichtbar.

Serviceportal · Extern Aktiv

Sichtbar Vorgang #V-2026-041

Anforderung ISO 9001 Zertifikat

Interne Daten Gesperrt

Schritt 4

Externe Person lädt die Unterlage hoch

Das angeforderte Dokument wird direkt in den Vorgang hochgeladen. Zeitstempel und Datei werden automatisch im System gespeichert.

Upload Eingegangen

Datei ISO9001_Mueller.pdf

Hochgeladen 12.09.2026, 14:22

Von K. Weber

Schritt 5

Zugewiesene Person prüft die eingereichte Unterlage

Die intern verantwortliche Person wird benachrichtigt und prüft die Unterlage. Kommentare und Prüfentscheidung werden am Vorgang hinterlegt.

Prüfung In Prüfung

Prüfer S. Hoffmann

Kommentar Gültigkeit prüfen

Status Offen

Schritt 6

Bei Bedarf direkte Rückfrage an die externe Person

Wenn die Unterlage unvollständig ist, wird die Rückfrage direkt im Vorgang gestellt. Die externe Person wird benachrichtigt und ergänzt ohne erneute Einladung.

Rückfrage Nachforderung

Grund Zertifikat abgelaufen

Gesendet an K. Weber

Neue Frist 20.09.2026

Schritt 7

Unterlage freigeben und Vorgang abschließen

Wenn die Unterlage den Anforderungen entspricht, wird der Vorgang freigegeben und abgeschlossen. Die externe Person erhält eine Rückmeldung.

Freigabe Freigegeben

Entscheidung Freigegeben

Freigabe durch S. Hoffmann

Datum 22.09.2026

Schritt 8

Vorgang, Entscheidung und Nachweis auditfähig gespeichert

Der abgeschlossene Vorgang ist mit Zeitstempeln, beteiligten Personen und hochgeladener Unterlage dokumentiert. Der Nachweis steht für den nächsten Audit bereit.

V-2026-041 Abgeschlossen

Dauer 23 Tage

Dokumente 2 Dateien

Prüfpfad Nachvollziehbar

Wer damit arbeitet und in welchen Situationen

Unterweisungsnachweise von einer Fremdfirma einfordern

Eine Fremdfirma soll auf dem Betriebsgelände arbeiten. Vor Arbeitsbeginn müssen Unterweisungsnachweise und Qualifikationen vorliegen.

Mit Gneis

Ein Vorgang mit Frist und Liste der erforderlichen Nachweise wird angelegt.

Der Ansprechpartner der Fremdfirma erhält eine Einladung mit Link.

Die Fremdfirma lädt Unterweisungsnachweis und Qualifikationszertifikat hoch.

Der HSE-Manager prüft die Unterlagen und gibt den Vorgang frei.

Zeitstempel und Dateien im System. Keine E-Mail-Anhänge, kein Nachsuchen.

Lieferanten-Compliance nach NIS2 und ISO 27001 dokumentieren

Für einen kritischen IT-Dienstleister müssen AVV, Zertifizierungsnachweise und Sicherheitsangaben eingeholt werden.

Mit Gneis

Die erforderlichen Unterlagen werden als Checkliste hinterlegt.

Der Dienstleister reicht AVV, ISO-27001-Zertifikat und Sicherheitsfragebogen ein.

Unvollständige Angaben werden direkt im Vorgang geklärt.

Nach Prüfung ist der Nachweis auditfähig dokumentiert.

Beim nächsten ISO-27001-Audit ist der Lieferantennachweis sofort verfügbar.

Prüfnachweise der Wartungsfirma nach jeder Begehung einfordern

Nach jeder Aufzugswartung muss der Prüfnachweis der Wartungsfirma vorliegen und dem Aufzug zugeordnet sein.

Mit Gneis

Für jede Wartungsbegehung wird ein Vorgang angelegt und der Wartungsfirma zugeordnet.

Die Wartungsfirma lädt das Prüfprotokoll direkt in den Vorgang hoch.

Der Aufzugsbeauftragte prüft und schließt den Vorgang ab.

Der Nachweis ist der Anlage zugeordnet und steht bei der nächsten ZÜS-Prüfung bereit.

Externe Auditmitwirkung vorbereiten und begleiten

Für ein internes Audit werden externe Fachexperten einbezogen. Sie benötigen vorab Unterlagen und müssen Ergebnisse einreichen.

Mit Gneis

Der externe Auditor wird über das Serviceportal für den Vorgang eingeladen.

Auditunterlagen werden im Vorgang hinterlegt und sind abrufbar.

Feststellungen des Auditors werden direkt im Vorgang eingereicht.

Alle anderen Vorgänge und interne Bereiche bleiben unsichtbar.

Der vollständige Auditprozess ist protokolliert und auditfähig.

Externe werden Teil des Prozesses, nicht Teil des internen Systems.

Das Serviceportal steht nicht allein. Es verbindet externe Beteiligte mit dem Compliance-Prozess in Gneis, ohne ihnen Zugang zu internen Bereichen zu gewähren.

Eingehende Nachweise schließen den Compliance-Kreis.

Wenn ein Nachweis über das Serviceportal eingereicht und freigegeben wurde, kann der zugehörige Maßnahmenvorgang im Maßnahmenmanagement direkt abgeschlossen werden. Der Kreislauf von Anforderung bis Nachweis ist vollständig geschlossen.

Mehr zum Compliance-Kreislauf

Externe erhalten gelenkte Dokumente über das Portal.

Wenn Externe Informationen oder Vorgaben benötigen, zum Beispiel Sicherheitsanweisungen oder Verhaltensregeln für Fremdfirmen, können freigegebene Dokumente aus dem Dokumenten-Editor direkt im Vorgang bereitgestellt werden.

Mehr zur Dokumentenlenkung

Externe Zulieferungen als Prozessschritt abbilden.

Wenn ein Prozessschritt eine Zulieferung von außen erfordert, etwa ein Zertifikat, ein Prüfprotokoll oder eine Freigabe, wird der Serviceportal-Vorgang direkt am betroffenen Prozessschritt verknüpft. Der Prozess wartet nicht auf eine E-Mail, sondern auf einen dokumentierten Nachweis.

Mehr zur Prozessmodellierung

Lieferanten-Compliance für Rechtsanforderungen nachweisen.

Wenn das Rechtskataster eine Anforderung an externe Partner identifiziert, zum Beispiel nach NIS2 oder ISO 27001, kann der Nachweis direkt über das Serviceportal eingeholt und dem Rechtskataster-Eintrag zugeordnet werden.

Mehr zum Rechtsregister

Externe Partner gehören in den Prozess

Gneis verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Compliance-Kreislauf in einem geschlossenen System. Testen Sie Gneis 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.

Keine Kreditkarte erforderlich.

Hosting in Deutschland.

BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.