Prozesse verständlich darstellen und zentral verknüpfen

Statische Flussdiagramme in Visio oder PowerPoint bleiben im Unternehmensalltag oft isoliert und veralten schnell. Gneis verbindet Ihre Prozessabläufe direkt mit Rollen, Verantwortlichkeiten, Risiken, Kontrollen, Dokumenten und Kennzahlen in einer zentralen Datenbasis.

Vertrauen

Entwickelt und betrieben von der BLUVIT GmbH. IT-Sicherheits-Spezialist für den deutschen Mittelstand aus Lohfelden bei Kassel.

ISO/IEC 27001 zertifiziert

BLUVIT GmbH · TÜV Rheinland

Hosting in Deutschland

IONOS Cloud · deutsche Rechenzentren

Microsoft Entra ID und SSO

OIDC · Entra SCIM 2.0

DSGVO mit AVV

Art. 28 DSGVO · TOMs dokumentiert

Prozessdarstellung im Qualitätsmanagement: Ein Vergleich

Situation im Alltag

Herkömmliche Programme

Wie es heute meist läuft

Mit Gneis

Wie es in Gneis funktioniert

Aspekt 1

Prozesse dokumentieren

Prozessdiagramme liegen in Visio, PowerPoint oder als PDF auf einem Netzlaufwerk.

Prozesse sind zentral in Gneis hinterlegt, versioniert und für berechtigte Personen jederzeit abrufbar.

Aspekt 2

Zuständigkeiten klären

Wer verantwortlich ist, steht in einer separaten Excel-Tabelle oder diese existiert gar nicht.

Rollen und RACI-Zuordnungen sind fester Bestandteil des Prozessmodells, je Schritt hinterlegt.

Aspekt 3

Dokumente zuordnen

Zugehörige Dokumente sind verlinkt, existieren aber separat und werden nicht gelenkt.

Dokumente werden direkt im Prozesskontext erstellt, geprüft und freigegeben.

Aspekt 4

Risiken erfassen

Risiken stehen in einem anderen System oder einer Exceldatei.

Risiken und Kontrollen sind direkt am Prozessschritt erfasst und mit dem Risikoregister verknüpft.

Aspekt 5

Änderungen umsetzen

Prozessänderungen werden per E-Mail kommuniziert und manuell eingepflegt.

Änderungen durchlaufen einen definierten Freigabeworkflow. Betroffene Personen werden informiert.

Aspekt 6

Auditbereitschaft nachweisen

Für ein Audit muss der aktuelle Stand mühsam zusammengesucht werden.

Prozesssteckbrief, Versionshistorie und Freigabedokumentation stehen auditfähig zur Verfügung.

Was ein Prozess in Gneis enthält.

In Gneis ist ein Prozess kein statisches Bild. Jeder Prozessschritt kann mit den Informationen verbunden werden, die für seine Ausführung, Steuerung und Nachweisführung relevant sind.

Kernfunktion

Antrag

Start

Prüfen

Freigabe

Bewerten

Freigeben

Nachweis

Dokumentieren

Diagramm- und Tabellenansicht

Prozesse lassen sich visuell als Swimlane-Diagramm oder tabellarisch als strukturierte Schrittliste erfassen. Beide Ansichten arbeiten auf derselben Datenbasis, sodass kein Inhalt doppelt gepflegt werden muss.

Verantwortlichkeiten

Rollen und RACI

Jeder Prozessschritt erhält eine Rollenzuordnung nach RACI. Es ist klar ersichtlich, wer eine Aufgabe durchführt, wer rechenschaftspflichtig ist, wer konsultiert und wer informiert wird.

je Schritt

Dokumente

Verknüpfte Dokumente

Verfahrens- und Betriebsanweisungen direkt am Prozessschritt hinterlegt.

Risiken

Risiken und Kontrollen

Direkt am Prozessschritt erfasst und mit dem Risikoregister verknüpft.

Versionskontrolle

Freigabe und Versionierung

Prozessänderungen durchlaufen definierten Freigabeworkflow. Ältere Versionen bleiben archiviert.

v1 v2 v3 aktiv

Formate

Export

Freigegebene Prozesse exportieren, zum Beispiel für Auditoren.

Kennzahlen

Kennzahlen und IT-Systeme

Prozesskennzahlen und verwendete Systeme direkt am Prozess.

Kennzahlen

Prozesssteckbrief

Zweck, Geltungsbereich, Eigentümer, Norm, Ein- und Ausgaben, Abgrenzung.

Zweck

Freigabe Betriebsanweisung

Owner

HSE-Leitung

Norm

ISO 45001 · 7.5

Input

Antrag mit GBU

Output

Freigegebene BA

Bereich

Werk 2 Produktion

Von der ersten Skizze bis zum freigegebenen Prozess.

Prozessmodellierung in Gneis folgt einem strukturierten Ablauf, der im Team funktioniert und direkt mit dem Rest des Managementsystems verbunden ist.

Schritt 1

Prozess anlegen

Namen vergeben, Managementsystem und Normreferenz zuordnen, Zweck und Geltungsbereich im Steckbrief definieren.

Neuer Prozess

Name

Freigabe BA

Norm

ISO 45001 · 7.5

Schritt 2

Ablauf modellieren

Prozessschritte visuell als Swimlane oder tabellarisch. Aufgabentyp, Rolle, Ein- und Ausgaben je Schritt.

Swimlane · 3 Lanes

Schritt 3

Rollen und Verantwortlichkeiten zuordnen

Rollen nach RACI je Schritt zuweisen. Gneis erzeugt die RACI-Matrix automatisch.

RACI-Matrix

Schritt 4

Dokumente, Risiken und Kontrollen verknüpfen

Geltende Dokumente verbinden, Risiken hinterlegen, Kontrollen direkt am Schritt erfassen.

Verknüpfungen · Schritt 3

Schritt 5

Freigabe beantragen

Prozess durchläuft den Freigabeworkflow. Prüfer und Freigeber werden benachrichtigt und können Anmerkungen hinterlegen.

Freigabe-Workflow

Schritt 6

Veröffentlichen und kommunizieren

Nach Freigabe wird der Prozess veröffentlicht. Betroffene werden informiert. Vorgängerversion bleibt archiviert.

Veröffentlicht

Status

Live · v3

Empfänger

148 Personen

Wer damit arbeitet und in welchen Situationen

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Gneis im Alltag von QHSE-Verantwortlichen, Qualitätsmanagern und Führungskräften eingesetzt wird.

Prozessanpassung nach einer Rechtsänderung

Eine geänderte Vorschrift erfordert eine Anpassung des Beschaffungsprozesses für Gefahrstoffe.

Mit Gneis

Die Rechtsänderung wird im Rechtsregister als relevant markiert und dem Prozess zugeordnet.

Der betroffene Prozessschritt wird geöffnet und direkt angepasst.

Die geänderte Version durchläuft den Freigabeworkflow.

Die zugehörige Betriebsanweisung wird im Dokumenten-Editor aktualisiert und neu freigegeben.

Vorbereitung auf ein externes Audit

Ein Zertifizierungsaudit für ISO 9001 steht an. Der Auditor fragt nach dem aktuellen Stand der Kernprozesse und ihrer Verknüpfung mit Verantwortlichkeiten und Dokumenten.

Mit Gneis

Alle Prozesse mit Steckbrief, RACI-Matrix und Freigabehistorie stehen zentral zur Verfügung.

Zugehörige Dokumente sind direkt am Prozess verknüpft und in aktueller Fassung abrufbar.

Der Export als PDF oder BPMN-Datei ist möglich.

Kein manuelles Zusammensuchen aus verschiedenen Ablagen oder Toolinstanzen.

Neue Kollegin übernimmt Verantwortungsbereiche

Eine Kollegin übernimmt einen neuen Bereich und muss schnell verstehen, welche Prozesse ihr gehören und was von ihr erwartet wird.

Mit Gneis

Sie filtert die Prozessübersicht nach ihrer Rolle und sieht sofort alle relevanten Prozesse.

Je Prozess sieht sie ihren RACI-Status, die geltenden Dokumente und offene Maßnahmen.

Zugehörige Schulungsunterlagen und Betriebsanweisungen sind direkt verknüpft.

Es gibt keinen E-Mail-Austausch über Zuständigkeiten und keine Suche in Ordnerstrukturen.

Jährliche Managementbewertung nach ISO 45001

Im Rahmen der Managementbewertung soll nachgewiesen werden, dass Prozesse aktuell sind und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Mit Gneis

Alle Prozesse mit Versionshistorie und Freigabedokumentation sind auditfähig verfügbar.

Der Prozesssteckbrief zeigt Normreferenz, Prozesseigentümer und Gültigkeitsdatum.

Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert.

Kein manuelles Zusammenstellen aus verschiedenen Speicherorten oder Systemen.

Prozesse sind der Ausgangspunkt, nicht das Endprodukt

In Gneis steht ein Prozess nicht allein. Er ist mit den anderen Bereichen der Plattform verbunden, sodass Änderungen nicht manuell an mehreren Stellen nachgeführt werden müssen.

Rechtsänderungen landen direkt im betroffenen Prozess.

Wenn eine Rechtsänderung im Rechtsregister als relevant bewertet wird, kann der betroffene Prozess direkt aufgerufen und angepasst werden. Der Handlungsbedarf bleibt sichtbar, bis die Anpassung freigegeben ist.

Mehr zum Rechtsregister

Dokumente entstehen im Kontext des Prozesses.

Verfahrensanweisungen und andere gelenkte Dokumente werden nicht separat verwaltet, sondern direkt im Prozesskontext erstellt und freigegeben. Änderungen am Dokument sind dem zugehörigen Prozessschritt zugeordnet.

Mehr zur Dokumentenlenkung

Festgestellte Abweichungen landen am richtigen Prozessschritt.

Maßnahmen aus Audits, Gefährdungsbeurteilungen oder Feststellungen können direkt dem betroffenen Prozessschritt zugeordnet werden. So ist nachvollziehbar, wo im Ablauf ein Problem entstanden ist und ob die Maßnahme gewirkt hat.

Mehr zum Compliance-Kreislauf

ELVI unterstützt beim Formulieren und Strukturieren.

ELVI kann dabei helfen, Prozessschritte zu formulieren, Inhalte zu strukturieren und Entwürfe vorzubereiten. Jeder Vorschlag ist ein Entwurf, der durch berechtigte Personen geprüft und freigegeben wird.

Mehr zu ELVI

Prozesse gehören ins Managementsystem

Gneis verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Compliance-Kreislauf in einem geschlossenen System. Testen Sie Gneis 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.

Keine Kreditkarte erforderlich.

Hosting in Deutschland.

BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.